Oleh Muhammad Subhan
SUATU hari saya dihubungi seorang pejabat di sebuah instansi. Ia memperkenalkan diri. Sebut saja Bapak A. Intinya, ia ingin mengundang saya sebagai salah seorang juri dalam sebuah lomba tingkat nasional. Tentu saja saya senang. Saya juga bersedia, jika waktunya tepat. Percakapan pun berlanjut.
Tak lama kemudian beliau meminta saya mencarikan calon juri lain, dua orang. Saya meminta waktu sejenak untuk melihat dan mengingat nama-nama kawan yang dapat saya rekomendasikan.
Akhirnya, saya menemukan dua nama. Keduanya saya teruskan ke nomor WhatsApp Bapak A, dengan pesan agar beliau atau timnya langsung menghubungi kedua nama tersebut.
Tak lama kemudian Bapak A kembali mengirim pesan. Ia meminta saya yang menghubungi kedua calon juri itu. Ia juga meminta saya menanyakan kesediaan mereka, sekaligus membuatkan juknis lomba.
Pada titik ini saya merasa ada keanehan. Seolah-olah panitia kegiatan itu adalah saya, sehingga harus menghubungi para calon juri sekaligus membuatkan draf petunjuk teknis lomba tersebut.
Namun, dengan nada merendah saya menyatakan bersedia membantu membuatkan draf juknis dimaksud. Sementara itu, agar lebih meyakinkan dua calon juri tersebut—karena mereka orang-orang sibuk—saya kembali meminta agar pihak Bapak A yang langsung menghubungi mereka. Sekaligus memastikan jadwal kegiatan, honorarium, surat undangan, serta kebutuhan lainnya.
Setelah itu tidak ada lagi kabar. Barangkali Bapak A sudah menemukan calon juri lain. Atau mungkin sudah menghubungi dua calon juri yang saya rekomendasikan tanpa melalui saya. Apa pun itu, saya senang jika kegiatan tersebut akhirnya berjalan dengan baik.
Di sinilah yang perlu menjadi perhatian. Dalam setiap kegiatan, apa pun bentuknya, penting memahami kegiatan yang akan diselenggarakan. Tidak sekadar mengandalkan semangat ’45. Dalam kepanitiaan, dibutuhkan manajer program yang memahami teknis kegiatan. Selain itu, perlu pula disiapkan seorang ‘liaison officer’ (LO) sebagai narahubung.
LO inilah yang bekerja sebagai perpanjangan tangan panitia inti untuk mengurus seluruh kebutuhan narasumber atau dewan juri dalam kegiatan tersebut. Bukan sebaliknya, tanggung jawab LO dibebankan kepada orang yang diminta membantu kegiatan. Apalagi kepada para profesional yang memiliki kesibukan masing-masing.
Pada titik tertentu mereka mungkin bersedia membantu. Namun, pada titik lain, panitia tetap harus memahami tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang menjadi tanggung jawabnya.
Sebuah kegiatan, sekecil apa pun, memerlukan manajemen yang rapi. Tanpa itu, acara akan berjalan dengan banyak kekeliruan kecil tetapi berdampak besar yang pada akhirnya dapat mengganggu keseluruhan jalannya kegiatan. Dalam dunia penyelenggaraan acara, pembagian tugas yang jelas merupakan hal paling mendasar.
Manajer program, misalnya, bertugas memastikan konsep kegiatan berjalan sesuai rencana. Ia mengawasi seluruh tahapan acara, mulai dari perencanaan, persiapan, hingga pelaksanaan. Ia memastikan setiap bagian bekerja sesuai perannya.
Di bawahnya terdapat berbagai fungsi lain. Salah satu yang sering dianggap sepele, tetapi sangat penting, adalah LO. Dalam banyak acara, LO menjadi wajah pertama yang berhubungan langsung dengan narasumber, juri, peserta, atau tamu undangan. Tugas LO bukan sekadar menemani. Ia memastikan seluruh kebutuhan tamu terpenuhi.
Mulai dari komunikasi awal, penyampaian jadwal, pengiriman undangan resmi, hingga pengaturan transportasi dan akomodasi jika diperlukan. LO juga memastikan tamu mengetahui alur kegiatan dengan jelas.
Pada hari pelaksanaan acara, LO bertanggung jawab mendampingi narasumber atau juri sejak kedatangan hingga kegiatan selesai. Ia memastikan mereka mengetahui urutan acara, lokasi kegiatan, serta berbagai kebutuhan teknis lainnya.
Jika terjadi perubahan jadwal atau kendala di lapangan, LO menjadi pihak pertama yang menjembatani komunikasi antara panitia inti dan tamu.
Jangan dibiarkan tamu, terutama narasumber atau juri, kebingungan sendiri di lokasi acara tanpa pendampingan seorang LO. Itu sama saja mengundang orang datang tetapi tidak memperhatikan apa saja keperluan mereka.
Dalam banyak kegiatan profesional, keberadaan LO sangat menentukan kenyamanan narasumber atau juri. Ketika tugas ini dijalankan dengan baik, para tamu merasa dihargai. Mereka tidak perlu kebingungan mencari informasi atau mengurus hal-hal teknis yang seharusnya menjadi tanggung jawab panitia.
Sebaliknya, tanpa LO yang jelas, sering muncul situasi yang canggung. Narasumber dihubungi oleh banyak orang dari panitia yang berbeda. Informasi yang diterima tidak sama. Jadwal berubah-ubah. Bahkan kadang-kadang narasumber diminta mengurus sendiri hal-hal yang seharusnya menjadi tanggung jawab panitia.
Padahal, dalam kegiatan profesional, kejelasan komunikasi adalah kunci. Panitia harus menunjukkan kesiapan dan penghargaan terhadap orang-orang yang mereka undang. Hal ini bukan semata soal protokoler, tetapi juga menyangkut etika kerja.
Sebuah acara yang baik tidak hanya diukur dari kemeriahan panggung atau banyaknya peserta. Lebih dari itu, keberhasilan acara terlihat dari bagaimana panitia mengelola seluruh proses secara tertib dan profesional. Mulai dari perencanaan hingga penutupan.
Dalam tradisi Minangkabau ada ungkapan yang menarik: “rumah sudah tokok berbunyi”. Ungkapan ini menggambarkan sesuatu yang sudah selesai dikerjakan namun masih menyisakan perdebatan atau perbaikan karena perencanaan yang tidak matang. Dalam konteks penyelenggaraan kegiatan, ungkapan itu bisa menjadi pengingat. Jangan sampai sebuah acara sudah berjalan, tetapi baru disadari bahwa persiapannya belum tuntas.
Karena itu, setiap kegiatan membutuhkan persiapan yang sungguh-sungguh. Panitia perlu memahami perannya. Tugas harus dibagi dengan jelas. Komunikasi harus tertata. Dengan begitu, acara tidak hanya berjalan, tetapi juga meninggalkan kesan baik bagi semua pihak yang terlibat.
Profesionalisme dalam mengelola kegiatan adalah bentuk penghargaan terhadap orang lain, dan juga terhadap kerja kita sendiri.
Ketidaksiapan dalam manajemen bukan sekadar masalah teknis, melainkan cerminan dari kerendahan integritas penyelenggara. Menghargai waktu dan keahlian orang lain dimulai dari cara kita berkomunikasi dan membagi beban kerja secara adil. Jika kita ingin dihargai sebagai penyelenggara yang kompeten, maka mulailah dengan membenahi dapur organisasi sebelum menjamu tamu di meja perhelatan.
Demikianlah, sebuah acara adalah pertaruhan reputasi. Jangan sampai ketika “rumah” acara itu sudah berdiri tegak di hadapan publik, bunyi “tokok” palu perbaikan masih terdengar gaduh di sana-sini akibat keteledoran panitia. Bangunlah kerja sama yang elegan, di mana setiap pihak merasa dimanusiakan, dan setiap detail dirawat dengan penuh kehormatan.
Muhammad Subhan, penulis, pegiat literasi, founder Sekolah Menulis elipsis – InsertRakyat.com
